Catatan Koordinator Sie Kesekretariatan Abadi

Pernah menjadi koordinator sie kesekretariatan (selanjutnya disebut koor kestari) dalam berbagai kepanitiaan adalah suatu pengalaman yang berharga.

Mungkin hanya aku koor kestari abadi pria yang ada dalam sejarah kepanitiaan di kampusku. Dalam berbagai event yang kuketahui, kebanyakan koor kestari adalah perempuan, bukan hanya kebanyakan tapi semuanya sih.

Abadi adalah sifat yang dilekatkan pada diriku, karena tidak main-main, aku telah terlalu sering menjadi koor kestari, menjadi koordinator anggota-anggota yang kebanyakan perempuan. Bahkan pernah dalam suatu kepanitiaan, aku satu-satunya pria di kestari, aku koornya dan semua anggotaku perempuan.

Pengalaman kekestarianku dimulai saat menjadi anggota dari Mbak Nila, selaku koor kestari Enumeration 2013. Saat itu tidak ada yang mengira orang yang sangar seperti aku menjadi sie yang feminim tersebut. Lalu di waktu yang sama aku menjadi koor kestari Kongres Tahunan HIMIT 2013, inilah awal mula aku jadi koordinator sie yang mengurusi masalah absensi dan rekapitulasi.

Lalu, memasuki semester baru, aku ditunjuk menjadi koordinator kestari Pengenalan Departemen, FPWP, LKMM Pra-TD, Study Excursie, dan yang paling terakhir dan berkesan adalah Enumeration 2014. Seingatku hanya itu, tapi perasaan masih banyak. Atau hanya perasaanku saja.

Kekestarianku tidak hanya di kampus sendiri, PENS, tapi juga di kampus sebelah, ITS. Aku menjadi anggota sie kestari dalam kegiatan GMAIL JMMI ITS 2013.

Banyak hal telah kupelajari ketika menjadi koor kestari abadi tersebut. Berbagai pengalaman telah kudapat ketika menjadi koor sie yang dianggap sepele tersebut. Bukankah kita ikut kepanitiaan dan organisasi karena ingin mendapatkan sesuatu? Walaupun bukan softskill, minimal kita mendapatkan hikmah di balik usaha kita. Maka, berikut poin-poin yang aku dapatkan selama menjadi koor kestari :

Sesulit Menjadi SC MA

Bagiku, tiada hari tanpa memikirkan Badan Semi Otonom satu ini. Tidak hanya Mentoring yang dinamis, namun Badan Pelaksananya juga. Ada saja hal yang membuatku harus melakukan inovasi dan upgrade, baik sistem ataupun teknis.

Dua hari ini aku disibukkan dengan mempelajari sistematika atau tata cara pembuatan SOP (Standar Operasional Prosedural), atau mudahnya berarti langkah-langkah untuk melakukan sesuatu. Karena SOP Mentoring yang telah aku buat harus dilakukan revisi. Sehingga harus kucari ilmu yang dapat memudahkanku untuk membuat SOP yang baik dan profesional.

Beberapa e-book dan presentasi telah aku download dan siap untuk kubaca.

Satu e-book berhasil ku-khatam-kan dan satu belum sempat kubaca sampai akhir, karena aku tertarik untuk mempelajari pembuatan Grand Design, namun berakhir pada kesimpulan yang tidak ingin kubahas kali ini.

Dua e-book yang berhasil kubaca walau belum habis, begitu banyak memberi pelajaran yang cukup renyah untuk bisa kuterapkan di dalam Mentoring ini, namun ada hal yang membuatku geleng-geleng kepala, karena tidak pernah kupikirkan sebelumnya. Hal yang membuatku terkejut adalah pembuatan SOP sama seperti ketika membuat Garis Besar Haluan Kerja (GBHK). Sebuah paket dasar kerja organisasi yang menaungiku saat ini. Dan parahnya, membuatnya cukup menguras tenaga dan pikiran. Ini hanya opiniku semata, sebab selama penyusunannya kemarin aku termasuk yang gabut (gaji buta). Karena waktu itu aku disibukkan dengan hal yang lain.

Ternyata dalam pembuatan SOP ada langkah-langkah yang harus dikerjakan dan dipenuhi, mulai dari pembentukan tim, analisa kebutuhan, uji coba dan lain sebagainya. Intinya : ribet. Dan sesulit ketika menjadi SC MA (Steering Comittee Majelis Akbar), sebuah tim yang dibentuk untuk mengonsep GBHK yang kusebutkan sebelumnya.

Namun, bukan ini kesimpulan yang ingin kubagi. Kegiatan yang (kita harapkan dapat) berkualitas dan profesional, harus diatur oleh aturan yang berkualitas dan profesional pula. Sehingga kesulitan membuat SOP atau GBHK seharusnya dapat menyiapkan orang-orang yang terlibat sebagai profesional-profesional baru. Juga, waktu dan tenaga yang dikorbankan selama penyusunannya haruslah menjadikan ketaatan dan keistiqomahan dalam menjalankan organisasi (yang memiliki SOP dan GBHK) sesuai dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya, melalui pembuatan tata aturan tersebut, bukan malah mengabaikannya.

Loyal atau Berkualitas?

Milih staf yang loyal atau berkualitas?
 
Sebuah pertanyaan yang Alhamdulillah, seolah-olah aku telah menemukan jawabannya.

Di dalam renunganku, hari ini, 29 Juli 2014 di desa asal Ibuku, di Desa Sudimoro, Kecamatan Tulangan, Kabupaten Sidoarjo. Aku menemukan jawaban yang selama ini aku cari. Jawaban yang berupa pertanyaan ini tidak sengaja terbesit di kepalaku, ketika aku tak mendapatkan jawabannya dari orang-orang yang hebat yang telah kutanyai.

Jawabannya adalah :

Konsep Dasar Kepemimpinan

Bahkan seharusnya kita menyadari kalau konsep kepemimpinan itu diajarkan di dalam perkuliahan. Satu-satunya ilmu yang aku pahami dan terapkan adalah konsep di atas. Aku dapatkan dari mata kuliah Sistem Pendukung Keputusan (SPK).

Kadang kala seorang pemimpin tidak mampu menjadi seorang yang berada pada posisi strategis. Sebuah keberuntungan jika mampu menduduki kondisi taktis, tapi apa jadinya kalo seorang pemimpin hanya bermindset teknis?

Posisi strategis ditempati oleh orang-orang yang paling menentukan terhadap sesuatu, ada atau tidaknya suatu kegiatan dan organisasi. Yang dipikirkan adalah rencana-rencana jangka panjang, tahunan bukan harian. Siap menjadi yang paling bertanggung-jawab terhadap semuanya. Berada pada puncak segitiga tegak karena yang dibutuhkan hanya sedikit orang. Tidak ada ilmu yang pasti untuk ahli di posisi ini, yang dibutuhkan hanyalah bakat dan seni.

Pada posisi taktis, kita harus mampu menerjemahkan visi seorang pembuat strategi ke dalam beberapa kegiatan (taktis) jangka pendek. Ada tujuan-tujuan kecil menuju tujuan besar.

Seorang teknisi, pada posisi teknis adalah orang yang bermain secara prosedural. Diatur oleh serangkaian urutan aktivitas, contohnya SOP (Struktural Operasional Prosedural), birokrasi, flowchart dan sebagainya. Dibutuhkan orang-orang yang mampu menyelesaikan masalah sehari-hari tanpa memperdulikan rencana jangka panjang.

Setiap dari kita mungkin berada pada salah satu posisi di atas, namun sudahkah kita memaksimalkan peran kita?

UKKI Cup Masak-masak

Udah seminggu lebih setelah UKKI Cup edisi Masak-masak, aku baru nulis pelajaran yang aku dapetinnya sekarang. Mulai dari pra hari H, hari H sampe sekarang ternyata ada banyak hal yang bisa aku pelajari dan tentunya menjadi catatan yang berharga untuk bisa diaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari.

 

Aku yang semula menanyakan esensi dari kegiatan masak-masak tersebut, berubah menjadi orang yang berterimakasih karena telah diberi kesempatan untuk mengikutinya. Layaklah aku menolak, karena awalnya aku berpikir konsep dan teknis dari kegiatan ini tidak sesuai dengan tujuan UKKI Cup. Ada beberapa case yang aku tanyakan waktu itu ke staf muda PSDM. Pertama, bagaimana kalau UKKI Cup malah membuat pecah UKKI karena adanya arogansi di setiap departemen atau BSO, karena yang namanya kompetisi pasti ingin menjadi yang terbaik dan kadang ego yang dikeluarkan. Ternyata tidak. Di UKKI Cup malah kita saling membantu antar departemen, dan BPM yang satu-satunya BSO juga merasakan bantuan dari teman2 yang lain. Kedua, ini kan kegiatan masak-masak, tentu yang paling handal adalah para akhowat, lalu yang ikhwan gimana kalo masaknya ndak enak, rusak, dan sebagainya. Kan jadi mubazir? Ternyata makanan yang dibuat oleh para ikhwan enak-enak. Ketiga, gimana kalo nanti misalkan selama masak-masak terjadi hubungan yang tidak seperti biasanya antara ikhwan dan akhwat, contohnya bersentuhan, bercanda berlebihan, hingga ada rasa-rasa yang tidak biasa hingga berujung VMJ. Ternyata hal tersebut dapat diantisipasi. 

Logo BPM

 

Foto di atas adalah logo BPM yang aku gambar di buku menggunakan bolpen, lalu aku upload di instagram. Udah gitu aja? Ya ndak laaah~

Ada banyak kisah menarik di balik logo tersebut.

Logo asli BPM kepengurusan tahun ini merupakan hasil meeting semua staf BPM di awal terbentuk dulu. Orang yang membuat logo tersebut adalah Ulil, staf muda yang sekarang menjadi tim robot EROS.

Sarasehan Mentor

Sesuai dengan hasil musyawarah kerja UKKI PENS 2014-2015, Sarasehan Mentor (Sarmen) adalah salah satu program kegiatan BPM yang harus dikerjakan. Sebagai bentuk dari perwujudan pelaksanaan visi-misi BPM.

Kegiatan Sarmen ini akan dikemas dalam bentuk seminar dilanjutkan dengan laporan pertanggung jawaban mentor kepada BPM.

Tujuan dari kegiatan ini adalah :

1.       Memberikan wadah bagi mentor untuk saling berbagi pengetahuan dan berdiskusi dengan mentor lain.

2.       Menambah ilmu untuk meningkatkan cara menyampaikan materi serta mendapatkan motivasi untuk terus melakukan dakwah.

3.       Mendapatkan TUK atas kinerja mentor tahun 2014.

4.       Mendapatkan evaluasi yang berguna untuk mentoring yang lebih baik.

5.       Sebagai sarana refreshing mentor.

Output dari kegiatan ini adalah :

1.       Terjalin silaturahim yang erat antar mentor 2014.

2.       Tercapainya mentoring yang kondusif di tahun 2015.

3.       Mentor terus bersemangat untuk berdakwah.

Dengan mengacu kepada hasil musyker di atas, maka sebelum liburan harus diadakan kegiatan Sarmen ini. Selain sesuai dengan alur mentoring, perlu sesegera mungkin untuk diadakan pertanggung-jawaban kepada mentor sebelum mentor lepas kontak dengan BPM. Mentor yang telah bertugas juga harus segera dibuatkan sebuah forum untuk mengapresiasi kinerja mentor pada mentoring 2014.

Saran kegiatan yang ada pada Sarmen :

1.       Sambutan Pak Didik, Pak Imamul dan Pak Indraji

Bapak-bapak tersebut memberikan apresiasi dan motivasi untuk para mentor yang telah bertugas.

2.       Pengisian lembar LPJ mentoring

Pengisian LPJ mentoring dilakukan di tempat sarmen. Mentor diberi waktu yang cukup (sebelumnya telah diperhitungkan) untuk mengisinya. Lembar LPJ diberikan ketika registrasi atau mengisi daftar hadir.

3.       Evaluasi mentoring

Mentor memberikan evaluasi dan saran selama mentoring wajib 2014. Baik dari segi konsep maupun teknis.

4.       Evaluasi kinerja BPM

Mentor memberikan evaluasi dan saran kepada BPM selama mentoring wajib 2014. BPM selaku pelaksana mentoring wajib juga tidak luput dari kekurangan selama mengadakan mentoring dan kegiatan penunjang mentoring. Evaluasi dan saran mengenai monitoring, kontroling, publikasi dan info, database, atau kegiatan-kegiatan yang telah diadakan oleh BPM.

5.       Pengumuman mentor award

BPM mengumumkan mentor yang terpilih sesuai dengan parameter dan kriteria yang telah ditentukan.

6.       Penyerahan sertifikat

BPM memberikan sertifikat kepada mentor sebagai wujud apresiasi kepada mentor yang bertugas slama mentoring wajib 2014.