Evaluasi Mentoring Lanjutan Ikhwan 2014

Evaluasi Mentoring Lanjutan Ikhwan 2014 :

1.       Kelompok tidak bisa tetap, slalu berubah dan tidak ada pemberitahuan kepada BPM

Mentoring lanjutan adalah level selanjutnya dari mentoring wajib. Jika kelompok mentoring wajib adalah teman satu kelas, maka kelompok mentoring lanjutan (menla) berbeda, di dalam satu kelompok menla tidak saja tidak satu kelas, tapi juga mungkin dari jurusan yang berbeda. Maka kondisi di lapangan sering terjadi perubahan kelompok menla. Ada yang menambahkan anggota kelompok dari satu kelasnya, ada yang sama sekali tidak dikabari jika ada menla, ada yang berpindah kelompok menla. Karena ini bukan wajib, maka mudah saja terjadi perbedaan kelompok tersebut. Karena menla adalah pilihan, maka ada dari peserta menla memilih untuk lanjut atau tidak.

2.       Tidak ada kurikulum

Berbeda dengan mentoring wajib, menla yang terlaksana di kampus pada tahun 2014 tidak memiliki kurikulum. Karena BPM waktu itu ter­-mindset untuk memberikan kuasa penuh menla kepada mentor, sehingga kurikulum atau materi merupakan hak dari mentor. Mentor dapat memberikan materi apapun. Kondisi ini ternyata tidak baik untuk sebuah mentoring, karena tidak bisa menilai sejauh mana pencapaian sebuah kelompok menla.

3.       Tidak ada monitoring dari BPM

Karena BPM ter-mindset untuk memberikan kuasa penuh menla kepada mentor, maka setelah mentor bertemu dengan binaannya, BPM lepas tangan. BPM hanya akan bertindak ketika ada laporan dari mentor atau binaan. Contoh laporan adalah mentor tidak bisa meneruskan mentoring, ada tambahan anggota pada kelompok mentoring, dan sebagainya. Monitoring pada menla seharusnya juga seperti mentoring wajib. Terdapat sistem dan SOP yang mendukung keterlanjutan mentoring.

4.       Kekurangan mentor untuk mengisi mentoring lanjutan

Karena sistem menla yang kurang baik, kadang mentor tidak terdaftar dalam database. Mentor menla tidak bisa dikondisikan atau didata dengan baik. Sehingga BPM tidak mengetahui kinerja mentor-mentor aktif dan mentor yang tidak ada lagi di kampus (lulus, kerja dan lain-lain). BPM kekurangan mentor yang terdata sebagai mentor.

5.       Publikasi kurang

Walaupun jarak antara mentoring wajib dengan mentoring lanjutan terlampau jauh, tidak ada publikasi yang cukup untuk promosi menla. Menla waktu itu terbuka untuk semua outputan mentoring wajib. Siapapun boleh mendaftar. Tidak ada range waktu yang jelas untuk pendaftaran menla.

6.       Tidak ada pembukaan untuk menla

Sebenarnya ada pembukaan untuk menla, namanya reopening bintang. Karena tidak terkonsep dengan baik, maka reopening bintang 2014 hanya dilaksanakan secara sederhana di Masjid Ahmad Yani sebagai pembagian kelompok mentoring lanjutan dan temu mentor pertama kali.

7.       BPM memberikan kuasa penuh terhadap mentor menla

Kesalahan paling fatal untuk mentoring lanjutan 2014 adalah mindset atau pemikiran kalau mentor sudah bertemu binaan maka BPM tidak lagi mengurusi. Ini yang membuat menla tidak berjalan dengan semestinya, karena mentoring tidak ada yang mengontrol dan monitor. Menla yang tidak berjalan dibiarkan oleh BPM.

Dengan adanya berbagai kelemahan dari mentoring lanjutan tahun 2014, BPM perlu mengonsep menla lebih baik lagi. Karena menla sama pentingnya dengan mentoring wajib. Salah satu temanku pernah berkata, “Yang namanya pembinaan itu pasti ada follow up nya.” Menla adalah salah satu bentuk followup dari mentoring wajib.

Maka dari itu, penting adanya sebuah konsep yang jelas. Adanya sebuah sistem dan SOP yang memastikan bahwa mentoring lanjutan telah berjalan dengan semestinya.

Dari latar belakang di atas, perlu diadakan sebuah rencana strategis untuk mentoring lanjutan. Dengan tujuan memaksimalkan mentoring lanjutan, sebagai salah satu bentuk pembinaan di kampus.

Pada tulisan kali ini, aku ingin menjabarkan ide strategis yang mungkin dapat sedikit mengurangi permasalahan yang terjadi selama mentoring lanjutan. Berikut adalah ide-ide nya :

1.       Karena sampai saat ini Mentoring Klasikal belum terlaksana, maka Mentoring Klasikal dapat diadakan di minggu pertama atau minggu kedua semester genap (Bulan Maret). Dengan perubahan jadwal tersebut tentunya tidak akan mengubah konsep dan tujuan dari Menkla. Menkla akan digabung dengan Reopening Bintang alias pembukaan secara resmi mentoring lanjutan. Menkla akan dikemas sedemikian menarik dan juga harus memberikan kesan bahwa mentoring lanjutan itu ada. Ada waktu yang lumayan panjang di Bulan Februari untuk menyiapkan menkla dan publikasi acara tersebut. Sehingga mungkin ini akan menjadi sebuah trend bagi mentoring di kampus, khususnya untuk angkatan termuda. Saat semester ganjil ada mentoring wajib, saat semester genap ada mentoring lanjutan. Yang keduanya terkoordinir dengan baik oleh BPM.

Karena mentoring lanjutan dibuka saat Menkla, berarti menla mulai diadakan pada semester genap mendatang, mulai Bulan Maret. Berarti ada range waktu yang lama untuk mengonsep mentoring lanjutan, mulai dari SOP, sistem monitoring, tool, kurikulum dan sebagainya. Karena ini mentoring lanjutan yang bersifat “terbuka”, maka juga ada waktu yang lumayan lama untuk menjaring peserta menla. Selama Bulan Februari juga kita bisa melakukan branding dan publikasi mentoring lanjutan, sebagaimana yang dilakukan pada mentoring wajib. Dalam waktu yang lama tersebut pula, BPM dapat mendata mentor-mentor yang akan bertugas untuk mentoring lanjutan.

 

Berikut adalah analisa kondisi lingkungan jika Mentoring Klasikal dan pembukaan Mentoring Lanjutan diadakan pada Bulan Maret. 

 

Strength (Kekuatan)	Kondisi yang tercapai
BPM adalah salah satu Badan yang berwenang melaksanakan mentoring lanjutan dan mengadakan menkla.	Konsep dan teknis menla dan menkla dapat disiapkan oleh BPM.
Jumlah staf di BPM lebih banyak.	Selama persiapan menkla dan menla, setiap staf dapat saling mengisi dan berbagi pekerjaan.
Terdapat staf yang bisa membuat desain dan video.	Desain dan video dapat digunakan sebagai branding dan publikasi menkla-menla.
Staf BPM telah berpengalaman dalam membuat sebuah kegiatan.	Karena BPM memiliki banyak proker event, maka insya Allah tidak akan kesulitan untuk merancang menkla.
80% staf BPM adalah mentor.	Pengalaman menjadi mentor akan berguna untuk mengonsep menla.
Ada staf BPM yang akamsi.	Staf tersebut dapat menjadi backup yang bertugas untuk mengurusi proposal, perijinan dan hubungan dengan kampus.
BPM memiliki sistem mentoring wajib.	Sistem mentoring tersebut dapat dimodifikasi untuk mentoring wajib.
BPM terbiasa untuk branding mentoring.	Branding tersebut dapat dilakukan untuk menla. Branding dilakukan selama liburan.
Weakness (Kelemahan)	Solusi
Staf BPM memiliki banyak amanah.	Membuat sebuah timeline lebih awal dan pembagian tugas yang jelas, sehingga staf yang multi amanah dapat mengatur jadwalnya untuk mengonsep menkla-menla.
Kas BPM yang tinggal sedikit.	Merancang konsep menkla yang sederhana, tidak butuh banyak dana tetapi terkesan mewah dan mengena. Atau meminta dana dari manajemen menggunakan proposal.
Ada staf yang mengikuti Kerja Praktik.	Pembagian tugas yang jelas dan tugas hanya dikerjakan oleh yang tidak sedang mengadakan kerja praktik. Staf yang KP dapat fokus untuk mengikuti KP.
Tidak semua staf akamsi. Dan kemungkinan pulang kampung selama liburan.	Fiksasi kegiatan dilakukan sebelum liburan (akhir Januari) dan 1 minggu sebelum masuk (akhir Februari). Kegiatan mentoring klasikal diadakan pada minggu ke-2, sehingga minggu pertama dapat digunakan untk briefing dan gladi bersih.
Opportunity (Peluang)	Kondisi yang tercapai
Sebelum kegiatan menkla-menla terdapat satu bulan liburan.	Liburan dapat dimanfaatkan untuk mengonsep menkla-menla, publikasi dan branding kegiatan tersebut, menjaring peserta menla, mendata mentor menla, membuat kurikulum menla, dan banyak hal.
Buku mentoring wajib terdapat 13 materi.	Sisa materi dapat digunakan sebagai kurikulum mentoring lanjutan.
Terdapat gedung teater kampus atau mushola Annahl.	Tempat tersebut dapat digunakan sebagai kegiatan menkla.
Mentor mentoring wajib memiliki hubungan yang baik dengan BPM.	Mentor yang berkualitas dari angkatan 2013 dapat berlanjut sebagai mentor menla.
Terdapat banyak contoh materi dan kurikulum di internet.	Selama liburan, BPM dapat membuat kurikulum menla yang diambil dari internet.
Terdapat banyak contoh konsep dan pengemasan kegiatan yang menarik.	Karena waktu yang lama, konsep dan pengemasan menkla dapat dimaksimalkan.
Banyak yang bisa menjadi pemateri.	Bisa menjadi opsi untuk menkla.
Threat (Ancaman)	Solusi
Sebelum kegiatan menkla-menla terdapat satu bulan liburan, belajar dari liburan Bulan Agustus, bila tidak ada komitmen untuk memaksimalkan liburan, maka hasilnya tidak akan maksimal. Dan waktu liburan hanya akan terlewat sia-sia.	Membuat timeline yang jelas, membagi tugas secara jelas, menjaga komitmen staf BPM supaya tetap sesuai tujuan.
Ada agenda besar di Bulan Maret dan Bulan Mei (SBPC dan Kajian Akbar), sehingga mungkin bisa sedikit menggambil fokus/kinerja dari staf.	Pembagian tugas dan waktu pengerjaan haruslah tepat, sehingga tidak membuat staf jenuh dan lelah.
Waktu liburan.	Dapat menjadi bentuk ketidakpedulian staf terhadap menkla-menla, maka dari itu sejak awal staf diambil komitmen untuk mensukseskan kegiatan ini.
Selama Bulan Februari, staf fokus untuk liburan.	Akhir januari harus fiksasi publikasi, tanggal, tempat dan pembagian tugas untuk menkla-menla.

 

Berdasarkan AKL di atas, menkla dan menla lebih baik jika diadakan pada Bulan Maret, khusus Menkla diadakan pada minggu ke-2. Bulan Februari dapat dimaksimalkan untuk mengonsep menkla dan menla. PR yang harus segera diselesaikan :

1.       Konsep umum menkla

2.       Konsep kasar menla

3.       Tanggal fix menkla

4.       Teknis penjaringan peserta menla

5.       Sistem monitoring menla

6.       Database menla

7.       Toolkit menla

8.       Kurikulum menla

9.       ...

10.   ...

Khusus untuk menla, mengacu pada evaluasi menla tahun 2014, ada beberapa saran untuk teknis menla :

1.       Selama Bulan Februari diadakan pendaftaran peserta mentoring lanjutan. Pada bulan tersebut juga dilakukan branding besar-besaran sama seperti branding mentoring wajib.

2.       Mentor menwa 2014 diberi kesempatan untuk mengisi mentoring lanjutan, tentunya ada parameternya. Tujuannya tidak lain untuk mencetak kader-kader yang berkualitas.

3.       Ada hastag untuk mentoring lanjutan. Ide : #SemangatMentoringLanjutan.

4.       Mentoring lanjutan menggunakan map dan lembar presensi (sama seperti mentoring wajib).

5.       Ada monitoring dan kontroling secara berkala dari BPM, untuk menla. Maka dari itu, hubungan antara BPM dan mentor menla dipererat lagi.

6.       ...

7.       ...