Open Recruitment Mentor

9-22 Juni 2014. Selang waktu yang digunakan untuk Open recuitment (oprec) yaitu pendaftaran mentor baru 2014. Oprec mentor merupakan program kerja pertama BPM. Yang bertujuan untuk mencari mentor-mentor baru yang akan bekerja dalam kegiatan mentoring 2014. Selain itu, BPM juga membuka pendaftaran ulang untuk mentor-mentor lama yang ingin menjadi mentor kembali di tahun 2014.

Oprec mentor 2014 mendapatkan pencapaian yang luar biasa dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Terdapat lebih dari 120 mentor yang mendaftar. Jumlah tersebut total dari ikhwan dan akhwat. Ada beberapa hal yang mungkin menjadi faktor kenapa banyak calon mentor yang mendaftar. Berikut adalah hal-hal yang dilakukan selama dibukanya pendaftaran mentor 2014 :

1.       Selang waktu pendaftaran yang lama

Berbeda dengan tahun sebelumnya, pendaftaran mentor 2014 memiliki waktu yang lama. Calon mentor memiliki kesempatan yang lebih lama untuk memikirkan dan memantapkan hati untuk menjadi seorang mentor. Di sisi yang lain, waktu pendaftaran yang lama dapat menjaring lebih banyak mentor yang super sibuk yang tidak memiliki waktu untuk mendaftar.

2.       Terdapat 2 cara mendaftar (online dan offline)

Dengan adanya sistem pendaftaran online dan offline, calon mentor menjadi semakin mudah untuk mendaftar. Mereka dapat mendaftar ketika sedang online. Mungkin ketika bermain sosial media, tiba-tiba berkeinginan untuk mendaftar, mereka tidak perlu repot untuk mengambil formulir di musholah. Namun, pendaftaran offline menggunakan formulir juga tidak bisa dianggap remeh, karena memang tidak semua orang dapat mengakses internet di antara waktu tersebut.

Evaluasi dari pendaftaran offline (formulir) tahun 2014 adalah karena BPM fokuskan pada pendaftaran online, pendaftaran offline seakan tidak terurus, contohnya adalah formulir mentor yang habis namun tidak segera disediakan lagi, tidak terdapat tempat yang jelas untuk pengumpulan formulir yang telah diisi, data dari formulir tidak langsung segera diisikan ke komputer karena field atau isian di online dan formulir berbeda, jadi mungkin sebelumnya harus disinkronkan terlebih dahulu.

3.       Terdapat video-video

Alhamdulillah pada kepengurusan tahun ini, BPM memiliki 3 staf muda yang bisa membuat video. Video-video yang disebarkan selama pendaftaran mentor berupa video testimoni dan video official oprec mentor. Video testimoni berisi kesan dan pesan mentor selama bertugas menjadi mentor, dan kata-kata penyemangat dari Dosen. Video official berupa video yang berisi waktu pelaksanaan pendaftaran dan screening, persyaratan mendaftar dan tata cara mendaftar sebagai mentor. Video tersebut menjadi sesuatu yang wah karena tidak biasa, sehingga calon mentor mengganggap adanya keseriusan dan profesionalisme dari BPM yang notabene adalah pelaksana mentoring.

4.       Seringnya share desain atau foto penyemangat

Seringnya share desain-desain tentang mentoring di jejaring sosial terbukti dapat menambah citra baik dari mentoring. Mentor menjadi sebuah status dan pekerjaan yang keren dan bergengsi. Apalagi terdapat desain-desain yang berisi tentang testimoni mentoring dari orang-orang yang berpengaruh di kampus.

Selain itu, desain-desain untuk mengingatkan waktu pendaftaran mentor juga perlu, contohnya seperti H-4, H-3 dan seterusnya, sehingga calon mentor dapat segera mendaftar.

5.       Branding mentoring yang lebih dari sebelumnya

Karena ide dari Sekretaris Direktur untuk lebih meningkatkan branding tahun ini, jadinya BPM sering membagikan desain-desain tentang mentoring. Hastag #YukKitaMentoring terbukti mampu menjadi ciri khas dari mentoring. Logo BPM juga berperan dalam branding mentor, mentoring dan BPM. BPM menjadi dilihat lebih profesional dan berkompeten.

6.       Adanya penjelasan mengenai hak dan kewajiban mentor

Walaupun angkatan 2013 mengikuti mentoring sebelumnya, banyak dari mereka yang belum benar-benar memahami tugas sebagai mentor dan fasilitas apa saja yang akan didapatkan. Maka pencerdasan mengenai hak dan kewajiban mentor di awal terbukti menjadikan mentor semakin tertarik untuk menjadi seorang mentor.

Hal-hal di atas menjadi wajib untuk dilakukan lagi di kepengurusan selanjutnya. Supaya mentoring dapat terus mendapatkan kader-kader terbaik untuk menjadi mentor.

Walaupun mentoring wajib, tidak bisa dipungkiri kalau kita butuh mentor yang berkualitas, sehingga jumlah bukanlah prioritas utama. Namun kita harus ingat bahwa mentoring wajib, bukan hanya untuk membina adik-adik mahasiswa baru, melainkan juga membina mentor. Maka yang harus tetap diprioritaskan adalah kuantitas. Semakin banyak calon mentor yang mendaftar, semakin banyak pilihan mentor-mentor yang berkualitas dan berpotensi untuk menjadi berkualitas.

120 calon mentor bukanlah jumlah yang sebenarnya. Dari 120 tersebut tersisa sekitar 60 mentor ikhwan yang mengikuti seleksi. Yang lainnya hanya mendaftar namun tidak mengikuti seleksi. Ada juga yang didaftarkan sehingga tidak mau untuk mengikuti seleksi.

23-26 Juni 2014. Screening mentor. Screening atau seleksi mentor dibagi menjadi 2 jenis seleksi. Tes tulis dan wawancara. Tes tulis dilaksanakan dalam 1 hari, sedangkan wawancara dilakukan selama 4 hari. Tes tulis dilaksanakan di dalam ruangan. Sedangkan wawancara dilakukan di Masjid Ahmad Yani TMB dan Hall D4 untuk yang ikhwan, dan yang akhwat dilakukan di lapangan merah. Wawancara di tempat terbuka menjadi sebuah keunikan tersendiri. Karena wawancara terasa lebih menyenangkan.

Satu hal yang cukup menyusahkan ketika mengadakan sesi wawancara adalah menjadi orang yang mau menjadi pewawancara. Mengandalkan DPP ikhwan tidak cukup, maka aku berinisiatif untuk meminta bantuan rohis sebelah. Mentor menla dan dari BPM rohis sebelah. Sehingga mungkin impian ku untuk menjadikan Forum Mentor menjadi benar-benar sebuah keluarga akan sangat bermanfaat di masa depan. Ketika BPM selanjutnya membutuhkan bantuan, ya misalkan sebagai staf ahli, screener, pewawancara, mentor BPM tinggal memanggil mereka. Forum Mentor akan tetap sering dilaksanakan walaupun mentoring wajib sudah lewat, itulah harapannya.

Setelah melalui kedua sesi seleksi tersebut. Data-data telah masuk ke BPM. Yang dilakukan saat itu adalah mengoreksi jawaban dari tes tulis. Staf ahli BPM, ketum dan DPP yang mengurusi hasil oprec mentor karena waktu itu staf muda juga menjadi peserta screening.

Terhitung waktu yang lumayan lama antara screening dan pengumuman hasil screening. Entah apa yang menyebabkannya lama, namun yang jelas satu masalah yang utama adalah perbedaan cara penilaian dan kriteria mentor antara ikhwan dan akhwat. Ada beberapa perbedaan pemikiran antara aku dan Dila, sehingga kami harus saling menunggu hasil screening.

Setelah semua hasil telah diperoleh, waktu pengumuman telah tiba. Tepatnya tanggal 5 Juli 2014. Sebanyak 49 mentor ikhwan dan 29 mentor akhwat yang lolos screening mentor. Ada peningkatan jumlah dibandingkan tahun sebelumnya.

Mentor-mentor baru yang bertugas pada Menwa 2014 semuanya adalah hasil screening BPM, sehingga mudah untuk dikondisikan. Untuk menutupi kekurangan mentor, BPM meminta bantuan mentor-mentor tahun 2013.