Evaluasi Struktur BPM 14/15

Sebenarnya struktur BPM14/15 dengan konsep Wakil Direktur memiliki keunggulan dibandingkan dengan konsep Kabiro (Kepala Biro). Namun dengan kondisi BPM yang sekarang, penggunaan konsep tersebut terbukti tidak ideal dan memiliki banyak kelemahan. Sebelum aku menjelaskan keunggulan dan kelemahan sistem ini, ada baiknya aku tuliskan terlebih dahulu alasan dan penjelasan mengenai struktur BPM yang sekarang.

Struktur BPM yang sekarang :

Staf ahli BPM dibagi menjadi 2, ikhwan dan akhwat. Lalu masing-masing memiliki tugas sendiri-sendiri. Dari ikhwan inilah yang disebut wakil direktur (wadir), meliputi Wakil Direktur Pemberdayaan Mentor, Wakil Direktur Dinamisasi Mentoring, Wakil Direktur Database, Wakil Direktur Kurikulum. Sedangkan di akhwat terbagi menjadi Sekretaris Direktur (sekdir) dan Bendahara Direktur (bendir).

Direktur menempati puncak tertinggi strategis BPM, sebagai pengambil keputusan tertinggi setelah hasil syuro. Para wadir setara dengan sekdir dan bendir. Adapun pembagian jobdesk adalah :

Staf Ahli :

1. Memberikan pengarahan dan pembelajaran kepada staf muda.

2. Melakukan monitoring terhadap kualitas staf muda, meliputi tsaqofah islamiyah, prestasi akademik & non-akademik, amal yaumi.

3. Melakukan penjagaan terhadap staf ahli.

Staf Ahli Ikhwan :

Menjalankan arahan kerja staf ahli terhadap staf muda ikhwan.

Staf Ahli Akhwat :

Menjalankan arahan kerja staf ahli terhadap staf muda akhwat.

Direktur :

1. Melakukan komunikasi eksternal (terutama ke ketum, pembina, ormawa, dll).

2. Memastikan semua kegiatan BPM dapat terlaksana sesuai Al Quran & Hadits, AD/ART, GBHK 2014/2015, visi & misi BPM.

3. Menjalankan arahan kerja staf ahli ikhwan.

Wakil Direktur :

1. Membantu direktur dalam menjalankan arahan kerja.

2. Melakukan backup terhadap proker sesuai bidangnya, jika terjadi permasalahan.

3. Memastikan semua proker dan agenda sesuai bidang dapat berjalan dengan semestinya.

4. Menjalankan arahan kerja staf ahli ikhwan.

Sekretaris Direktur :

1. Melakukan komunikasi eksternal khusus akhwat.

2. Membantu direktur, khususnya koordinasi dengan yang akhwat.

3. Memastikan semua hasil syuro' dan kegiatan BPM terdokumentasi dalam arsip dengan baik.

4. Melaksanakan SOP administrasi (contoh notulensi dan proposal).

5. Menjalankan arahan kerja staf ahli akhwat.

Bendahara Direktur :

1. Melaksanakan manajemen keuangan yang profesional.

2. Membantu perencanaan proposal kegiatan bagian anggaran dana.

3. Menjalankan arahan kerja staf ahli akhwat.

Wadir Bidang Pemberdayaan Mentor :

1. Memberdayakan mentor, dengan tujuan mentor dapat berjalan sesuai fungsinya dengan maksimal.

2. Menjalankan arahan kerja wakil direktur.

Wadir Bidang Dinamisasi Mentoring :

1. Menjaga keistiqomahan pelaksanaan mentoring, dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan insidentil dan menarik.

2. Menjalankan arahan kerja wakil direktur.

Wadir Bidang Database dan Informasi :

1. Menyediakan database mentor, mente, dan mentoring, dengan adanya data dapat diketahui sebuah informasi, sbg bahan untuk litbang.

2. Menjalankan arahan kerja wakil direktur.

Wadir Bidang Kurikulum :

1. Membuat kurikulum yang sesuai untuk kebutuhan mentoring di kampus, termasuk membuat kurikulum untuk semua kegiatan BPM non mentoring.

2. Menjalankan arahan kerja wakil direktur.

Struktur BPM tersebut  tampak rapi dan profesional. Seakan mendukung bahwa BPM benar-benar BSO. Setiap sendi yang berhubungan dengan organisasi dan mentoring tertulis jelas dalam setiap ranah kerja yang ada.  Pendampingan staf muda, birokrasi, administasi dan sebagainya.

Sekarang kita mencoba untuk membandingkan dengan BPM kepengurusan sebelumnya. Ada beberapa evaluasi yang aku dapatkan, selaku mantan staf muda BPM. Langsung saja evaluasi dan perbandingan aku jelaskan pada tabel berikut :

BPM sebelumnya	BPM sekarang
Terdapat daftar staf ahli, namun tidak pernah ikut serta dalam kegiatan BPM.	Memiliki staf ahli yang pasti dan memiliki ranah kerja yang jelas, serta aktif dalam kegiatan BPM.
BPM dibagi ke dalam 3 biro (Pemberdayaan Mentor, Dinamisasi Mentoring dan Database Informasi) dan staf muda dikelompokkan ke dalam biro-biro tersebut.	Terdapat 4 Wakil Direktur yang mirip dengan arah kerja biro pada BPM sebelumnya. Namun bedanya, staf muda tidak dibagi ke dalam pembagian tersebut. Sehingga semuanya sama (di satu BPM).
Staf muda tidak konsisten dalam satu biro karena memang tidak memiliki kepala biro yang melakukan fungsi kontrol. Staf muda dapat berpindah biro. Dan menjelang akhir kepengurusan BPM, biro tidak berfungsi semestinya.	Setiap staf muda ikhwan bertanggung jawab terhadap satu program kerja. Dan wadir bertanggung-jawab membantu staf muda yang menjadi PJ proker yang sesuai dengan bidang wadir tersebut. 1.       Pemberdayaan mentor (oprec mentor, sekmen, TFM, formen, sarmen) 2.       Dinamisasi mentoring (GOM, menkla, UAM) 3.       Database (database mentoring) 4.       Kurikulum (kurikulum menkla, tfm, sekmen, menwa, menla) Walaupun telah dibagi ranah kerja,  wadir dalam hal kontrol dan backup kurang berjalan maksimal.
Tidak ada bagian untuk mengurusi keuangan di BPM	Adanya Bendahara Direktur yang mampu mengelola keuangan BPM dengan rapi.

Alasan utama mengapa BPM kepengurusan tahun ini, aku memutuskan untuk menggunakan struktur seperti yang aku jelaskan sebelumnya, karena aku takut ketika semua staf telah terbagi ke dalam biro, maka BPM akan terpecah, karena adanya arogansi di tiap biro. Tahu sendiri kan ketika pengurus UKKI hanya mengurusi departemen masing-masing? Logikanya sama seperti itu. Di lain sisi, dengan adanya Biro, berarti membutuhkan seorang ketua yang akan mengatur biro tersebut. Dan ceritanya, waktu itu aku masih belum percaya sepenuhnya terhadap staf ahli untuk menjadi Kabiro, maka dari itu hanya aku jadikan wakilku, sehingga dominasi penuh ada pada Direktur.

Oke, sekarang aku ingin menuliskan keunggulan dari sistem Wadir.

1.       Dengan jumlah staf BPM yang katanya BADAN SEMI OTONOM ini, BPM tidak bisa dibagi ke dalam beberapa Biro. Karena pasti jumlah di setiap bironya akan sedikit. Contohnya, jumlah staf muda BPM 14/15 adalah 11 orang putra dan 5 orang putri. Misalkan ada 4 biro, maka di tiap biro akan ada 4 staf muda. Ini merupakan jumlah yang sedikit dengan jumlah proker yang banyak. Berbeda dengan BPM ITS, jumlah staf muda untuk setiap departemen/BSO berkisar 40 orang. Jadi untuk dibagi ke dalam beberapa biro pun masih masuk akal, karena tiap biro akan diisi oleh 10 staf muda, setara dengan jumlah staf di departemen UKKI. Maka, sistem wadir ini sangat cocok untuk BPM sekarang, karena dapat membackup program kerja dan arahan sesuai ranah kerja masing-masing bagian.

2.       Dengan dominasi penuh ada pada Direktur, wakil direktur tidak sepenuhnya mengambil porsi dalam pengambilan keputusan di tiap bagian. Dengan kata lain, jika wadir tiba-tiba menghilang maka masih ada Direktur yang melakukan backup. Berbeda dengan kadiv/kabiro, jika kadiv/kabiro menghilang maka kadep/direktur yang harus melakukan backup. Sama sih, tapi apa gunanya menjadikan mereka kadiv/kabiro kalau masih belum bisa amanah?

3.       Direktur dan Wadir dapat bersama-sama melakukan kontrol dan backup terhadap staf muda.

4.       Staf muda tidak dikelompokkan ke dalam biro-biro yang dapat memecah BPM.

5.       Walaupun tidak sebagai Kabiro, staf ahli yang menjadi Wakil Direktur masih memiliki tanggung-jawab terhadap ranah kerjanya. Contoh Wadir Pemberdayaan Mentor yang masih mengurusi proker-proker yang berhubungan dengan mentor. Namun porsinya tidak seotonom ketika menjadi kabiro.

Kelemahan sistem Wadir dibandingkan Kabiro :

Mungkin BPM kepengurusan ini memiliki struktur yang sangat profesional, serba lengkap. Ada Sekretaris Direktur yang mengurusi masalah administrasi dan kesekretariatan BPM, ada Bendahara Direktur yang mengelola keuangan dan pembendaharaan yang rapi, ada Wakil Direktur Bidang Pemberdayaan Mentor yang bertugas memaksimalkan tugas mentor, ada Wakil Direktur Bidang Dinamisasi Mentoring yang memastikan bahwa mentoring berjalan dengan semestinya, ada Wakil Direktur Bidang Database yang menjadi pusat data di BPM juga Wakil Direktur Bidang Kurikulum yang membuat mentoring semakin berkualitas. Namun ada SATU hal FATAL yang aku lupakan, yaitu tentang pembagian IKHWAN dan AKHWAT.

Oke untuk mudahnya gini, Sekretaris dan Bendahara Direktur dari Akhwat.

Para Wakil Direktur berasal dari Ikhwan.

Berbeda dengan organisasi yang lainnya, UKKI adalah organisasi berbasis Islam yang harus menjaga hubungan yang syar’ie antara ikhwan dan akhwat. JADI, dengan struktur BPM yang sekarang :

1.       Sekretaris dan Bendahara Direktur juga merangkap sebagai Pemberdaya Mentor, Dinamisasi dan Database Mentoring. Kenapa? Karena memang Wadir-wadir bidang tersebut berasal dari Ikhwan. Mana mungkin Wadir Pemberdayaan Mentor yang notabene adalah ikhwan mengurusi mentor akhwat. “Udah mentoring berapa kali, Ukh?” tidak mungkin Wadir tersebut bertanya hal demikian.

2.       Sistem Wadir hanya powerful dikerjakan oleh ikhwan, terhadap mentor dan mentoring ikhwan. Sedangkan mentor dan mentoring akhwat tidak ada yang nge-handle.

3.       Ketika di ikhwan memiliki seperangkat struktural untuk menciptakan sistem mentoring yang berkualitas, tidak ada yang mengurusi kesekretariatan dan keuangan di ikhwan. Sehingga banyak program kerja yang over budget atau di luar anggaran dan banyak uang yang tidak diganti oleh uang BPM. Selain itu, rekap dan pembuatan laporan pertanggung-jawaban kegiatan tidak dapat selesai tepat waktu.

Jadi, hal dasar yang harus dipikirkan kepengurusan BPM selanjutnya adalah bagaimana supaya ikhwan dan akhwat dapat terkoordinir dan ternaungi dengan baik, sehingga sistem mentoring dapat semakin berkualitas.

Adapun saran struktur BPM selanjutnya adalah sebagai berikut :