Pernah menjadi koordinator sie kesekretariatan (selanjutnya disebut koor kestari) dalam berbagai kepanitiaan adalah suatu pengalaman yang berharga.
Mungkin hanya aku koor kestari abadi pria yang ada dalam sejarah kepanitiaan di kampusku. Dalam berbagai event yang kuketahui, kebanyakan koor kestari adalah perempuan, bukan hanya kebanyakan tapi semuanya sih.
Abadi adalah sifat yang dilekatkan pada diriku, karena tidak main-main, aku telah terlalu sering menjadi koor kestari, menjadi koordinator anggota-anggota yang kebanyakan perempuan. Bahkan pernah dalam suatu kepanitiaan, aku satu-satunya pria di kestari, aku koornya dan semua anggotaku perempuan.
Pengalaman kekestarianku dimulai saat menjadi anggota dari Mbak Nila, selaku koor kestari Enum 2013. Saat itu tidak ada yang mengira orang yang sangar seperti aku menjadi sie yang feminim tersebut. Lalu di waktu yang sama aku menjadi koor kestari Kongres Tahunan Himpunan tahun 2013, inilah awal mula aku jadi koordinator sie yang mengurusi masalah absensi dan rekapitulasi.
Lalu, memasuki semester baru, aku ditunjuk menjadi koordinator kestari Pengenalan Departemen, FPWP, LKMM Pra-TD, Study Excursie, dan yang paling terakhir dan berkesan adalah Enum 2014. Seingatku hanya itu, tapi perasaan masih banyak. Atau hanya perasaanku saja.
Kekestarianku tidak hanya di kampus sendiri, tapi juga di kampus sebelah. Aku menjadi anggota sie kestari dalam kegiatan milad kampus sebelah.
Banyak hal telah kupelajari ketika menjadi koor kestari abadi tersebut. Berbagai pengalaman telah kudapat ketika menjadi koor sie yang dianggap sepele tersebut. Bukankah kita ikut kepanitiaan dan organisasi karena ingin mendapatkan sesuatu? Walaupun bukan softskill, minimal kita mendapatkan hikmah di balik usaha kita. Maka, berikut poin-poin yang aku dapatkan selama menjadi koor kestari :
1. Data sangatlah penting
Suatu hari dimana angkatanku harus disidang lantaran kontribusi kami selama setahun, dan menentukan siapa dari kita yang layak dan belum layak mendapatkan jaket angkatan, saat itu aku merasa akulah orang yang paling bersalah bagi teman-temanku yang nyatanya telah banyak membantu tetapi masuk ke warning list. Karena sebelumnya, Mbak-Mbak dan Mas-Mas meminta data kehadiran dari setiap kegiatan yang aku punya. Dan aku tidak merapikan dan meninjau ulang data tersebut, aku hanya memberikan apa adanya tanpa kurekap dan validasi terlebih dahulu. Sehingga apapun nantinya, bagi seorang koordinator sie kestari, memastikan telah ada rekapitulasi menjadi hal yang wajib. Kita tidak boleh membiarkan data mentah dari lembar absensi kehadiran, makan dan sejenisnya, harus kita salin dalam bentuk softcopy. Biasanya, aku menggunakan Microsoft Excel untuk merekap data-data tersebut.
2. Kedisiplinan harga mati
Berbicara mengenai kedisiplinan. Adakah bagian dari kepanitiaan yang harus siap sedia dengan muka berseri yang pertama kali dilihat peserta selain sie kestari? Ya. Menjadi anggota sie kestari apalagi bagian registrasi harus menjadi orang pertama yang datang, karena kita lah yang pertama melayani peserta, kita yang menentukan penilaian peserta terhadap acara kita selanjutnya. Inilah yang selalu aku tekankah terhadap anggotaku, kedisiplinan harus kita biasakan, karena kita memang bukan semata-mata sie yang pertama bekerja, ada sie perlengkapan, tapi mereka tidak harus tampil di depan, mereka bisa saja menginap atau menyiapkan semuanya pada waktu malam dan setelah itu bisa beristirahat, tapi kita (kestari) harus slalu terlihat rapi. Maka harus ada minimal 15 menit persiapan sebelum open gate. Pelajaran ini kuperoleh ketika menjadi koor kestari LKMM Pra-TD.
3. Bekerjalah seperti jantung
Ini yang aku pelajari saat menjadi koordinator sie kestari Enum 2014. Seperti yang kita tahu, jantung terletak di dalam, tidak terlihat, namun bisa kita rasakan manfaatnya, ia memompa darah ke seluruh tubuh. Hal yang sama juga dikerjakan oleh anggotaku di bagian printing (percetakan). Dila, Freeday, dan Abid yang kutugasi mengurusi segala tentang percetakan, mulai dari sertifikat, lembar pengumuman sampai karcis parkir. Hal-hal yang terlihat sederhana tapi begitu besar dalam tingkat kesuksesan Enum saat itu. Mereka bekerja di balik layar, di basecamp menyetak dengan sabar setiap permintaan dari sie lain. Tidak jarang tiba-tiba ada ‘pesanan’, begitulah kami menyebutnya, “I, tolong print-in lagi kertas parkirnya”, “So’ tolong bikinin lembar tulisan tempat penukaran Cola dong” dan banyak lagi. Itulah yang mengesankan dari Enum. Apalagi harus berlari, naik turun tangga, karena basecamp terletak di lantai 3 dan exhibition di lantai 1.
4. Cukup satu saja pusat surat-menyurat
Hal yang kudapatkan saat kepanitiaan Farewell Party & Welcome Party 2013. Saat itu kondisinya kepanitiaaan dibentuk hanya beberapa minggu sebelum hari H. Dan waktu itu aku juga sedang jadi koor kestari Pengenalan Departemen. Sehingga banyak sekali kekurangan dalam menyiapkan kegiatan tahun tersebut, khususnya dalam hal surat-menyurat.
Di awal, memang telah kubagi tugas untuk anggotaku. Namun dalah hal surat-menyurat, apalagi penomoran tidak bisa dibagi ke anggota, karena dalam penomoran surat terdapat aturan dan urutan. Sehingga harus memusat pada satu orang, sebagai pengatur penomoran dan pusat softfile surat. Ini yang mengakibatkan adanya nomor ganda waktu itu, untuk surat ijin tempat, perlengkapan dan undangan. Karena memang tidak ada pusat koordinasi untuk membaginya, dan aku tidak begitu telaten untuk itu. Satu hal lagi yang fatal adalah file-file surat tersebut tidak ada dalam satu folder alias tersebar di flashdisk-flashdisk anggota. Inilah kenapa dalam kekestarian selanjutnya, aku tidak ingin memasukkan surat sebagai ranah kerja sie kestari, cukuplah menjadi tugas Sekretaris.
5. Harus ada plan A-Z
Sebaik apapun persiapan kita untuk melaksanakan kegiatan, tetapi masa depan masih ghaib, apapun bisa terjadi atas izin Allah. Maka kita harus memiliki banyak rencana yang mengikuti kondisi di lapangan. Hal ini juga yang menentukan profesionalisme dari suatu kepanitian.
Dalam kekestarian, kita harus punya banyak plan untuk meletakkan meja yang tepat dan mempercepat proses registrasi, kita harus punya banyak plan untuk menyetak sertifikat, jika tanda tangan tidak kita dapatkan, kita harus punya banyak plan bagi anggota yang seharusnya di-plot tidak hadir. Semakin banyak plan, semakin bagus.
6. Pembagian tugas anggota harus jelas
Karena tugas sie kestari sejatinya cukup ringan, tapi dapat membuat koordinator terlena, maka pembagian tugas untuk anggota harus jelas. Jelas di sini adalah adanya pembagian tugas untuk pra-H (persiapan), hari-H (eksekusi) dan pasca-H (evaluasi dan rekapitulasi).
Untuk persiapan sebelum hari H yang bisa dilakukan adalah mengumpulkan data, membuat id card, membuat file untuk hari H, menyetak file-file tersebut dan tentunya membantu kerja sie yang lain. Karena untuk menyiapkannya hanya butuh 3 hari.
Saat hari H, yang dibutuhkan adalah orang-orang yang bertugas menjaga registrasi, standby di base camp untuk printing dan jobdesk tambahan lainnya. Biasanya jumlah anggota kestari yang dibutuhkan menyesuaikan tugas sewaktu hari H ini, karena untuk persiapan dan setelahnya bisa dikerjakan dengan mudah.
7. Harus friendly, tegas, intinya harus kondisional
Sewaktu aku menjadi koordinator sie kestari Pengenalan Departemen hal inilah yang aku dapatkan. Pengenalan Departemen adalah pengaderan di jurusanku, di sana akan ditanamkan kedisiplinan, tanggung jawab, kekeluargaan dan sebagainya. Maka sekali lagi, karena kestari adalah yang pertama kali dilihat oleh peserta, dalam hal ini Mahasiswa Baru, kita (kestari) harus kondisional menyikapi perilaku Maba, ada kalanya kita harus tegas dan ada kalanya kita harus friendly, murah senyum :).
8. Setiap kegiatan harus ada printer
Selain karena izin Allah, kesuksesan sebuah kegiatan dapat kita capai dengan cara menyiapkan printer di basecamp. Bukan bermaksud menyandingkan Allah dengan printer, namun ini adalah bentuk ikhtiar kita. Karena hari H belum tentu seperti apa yang kita siapkan, kadang ada saja hal yang belum dikerjakan, khususnya untuk masalah printing. Maka daripada kita harus keluar dan membutuhkan waktu lama, mending kita siapkan printer, jangan hanya satu tapi kalau bisa tiga! It’s simple but it’s useful.
Mungkin itu dulu yang bisa aku bagikan, jika nanti aku tersadar untuk menambahkan, insya Allah akan kutulis di bagian selanjutnya. Apalagi aku belum mengulas mengenai tipe-tipe perempuan yang telah kupelajari selama aku menjadi koordinator dari anggotaku yang kebanyakan kaum hawa tersebut.
Salam.
Koordinator Sie Kestari (Abadi).
*tambahan, berikut adalah anggotaku selama aku koornya :
Pengenalan Departemen : Ata, Baiq, Endang, Fari, Havidz, Freeday, Ika, Irma, Dwi, Nanda, Niar, Putri, Rita, Uswah, Vidya, Yufi
FPWP : Aisyah, Dila, Istiq, Kiki, Lia, Lusi, Nina, Yufi, Zaza
LKMM Pra-TD : Aisyah, Baiq, Endang, Lusi, Nina, Nova, Novita, Putri, Rara, Uswah, Vidya, Zaza
Study Excursie : koor merangkap anggota
Enum 2014 : Abid, Ann, Ata, Citra, Dila, Endang, Freeday, Bela, Pipit, Nisa, Rendra, Wiya
Ucapan terima kasih untuk mereka yang telah bekerja denganku dan membantuku dalam menemukan hikmah di balik kekestarian ini.
Mungkin hanya aku koor kestari abadi pria yang ada dalam sejarah kepanitiaan di kampusku. Dalam berbagai event yang kuketahui, kebanyakan koor kestari adalah perempuan, bukan hanya kebanyakan tapi semuanya sih.
Abadi adalah sifat yang dilekatkan pada diriku, karena tidak main-main, aku telah terlalu sering menjadi koor kestari, menjadi koordinator anggota-anggota yang kebanyakan perempuan. Bahkan pernah dalam suatu kepanitiaan, aku satu-satunya pria di kestari, aku koornya dan semua anggotaku perempuan.
Pengalaman kekestarianku dimulai saat menjadi anggota dari Mbak Nila, selaku koor kestari Enum 2013. Saat itu tidak ada yang mengira orang yang sangar seperti aku menjadi sie yang feminim tersebut. Lalu di waktu yang sama aku menjadi koor kestari Kongres Tahunan Himpunan tahun 2013, inilah awal mula aku jadi koordinator sie yang mengurusi masalah absensi dan rekapitulasi.
Lalu, memasuki semester baru, aku ditunjuk menjadi koordinator kestari Pengenalan Departemen, FPWP, LKMM Pra-TD, Study Excursie, dan yang paling terakhir dan berkesan adalah Enum 2014. Seingatku hanya itu, tapi perasaan masih banyak. Atau hanya perasaanku saja.
Kekestarianku tidak hanya di kampus sendiri, tapi juga di kampus sebelah. Aku menjadi anggota sie kestari dalam kegiatan milad kampus sebelah.
Banyak hal telah kupelajari ketika menjadi koor kestari abadi tersebut. Berbagai pengalaman telah kudapat ketika menjadi koor sie yang dianggap sepele tersebut. Bukankah kita ikut kepanitiaan dan organisasi karena ingin mendapatkan sesuatu? Walaupun bukan softskill, minimal kita mendapatkan hikmah di balik usaha kita. Maka, berikut poin-poin yang aku dapatkan selama menjadi koor kestari :
1. Data sangatlah penting
Suatu hari dimana angkatanku harus disidang lantaran kontribusi kami selama setahun, dan menentukan siapa dari kita yang layak dan belum layak mendapatkan jaket angkatan, saat itu aku merasa akulah orang yang paling bersalah bagi teman-temanku yang nyatanya telah banyak membantu tetapi masuk ke warning list. Karena sebelumnya, Mbak-Mbak dan Mas-Mas meminta data kehadiran dari setiap kegiatan yang aku punya. Dan aku tidak merapikan dan meninjau ulang data tersebut, aku hanya memberikan apa adanya tanpa kurekap dan validasi terlebih dahulu. Sehingga apapun nantinya, bagi seorang koordinator sie kestari, memastikan telah ada rekapitulasi menjadi hal yang wajib. Kita tidak boleh membiarkan data mentah dari lembar absensi kehadiran, makan dan sejenisnya, harus kita salin dalam bentuk softcopy. Biasanya, aku menggunakan Microsoft Excel untuk merekap data-data tersebut.
2. Kedisiplinan harga mati
Berbicara mengenai kedisiplinan. Adakah bagian dari kepanitiaan yang harus siap sedia dengan muka berseri yang pertama kali dilihat peserta selain sie kestari? Ya. Menjadi anggota sie kestari apalagi bagian registrasi harus menjadi orang pertama yang datang, karena kita lah yang pertama melayani peserta, kita yang menentukan penilaian peserta terhadap acara kita selanjutnya. Inilah yang selalu aku tekankah terhadap anggotaku, kedisiplinan harus kita biasakan, karena kita memang bukan semata-mata sie yang pertama bekerja, ada sie perlengkapan, tapi mereka tidak harus tampil di depan, mereka bisa saja menginap atau menyiapkan semuanya pada waktu malam dan setelah itu bisa beristirahat, tapi kita (kestari) harus slalu terlihat rapi. Maka harus ada minimal 15 menit persiapan sebelum open gate. Pelajaran ini kuperoleh ketika menjadi koor kestari LKMM Pra-TD.
3. Bekerjalah seperti jantung
Ini yang aku pelajari saat menjadi koordinator sie kestari Enum 2014. Seperti yang kita tahu, jantung terletak di dalam, tidak terlihat, namun bisa kita rasakan manfaatnya, ia memompa darah ke seluruh tubuh. Hal yang sama juga dikerjakan oleh anggotaku di bagian printing (percetakan). Dila, Freeday, dan Abid yang kutugasi mengurusi segala tentang percetakan, mulai dari sertifikat, lembar pengumuman sampai karcis parkir. Hal-hal yang terlihat sederhana tapi begitu besar dalam tingkat kesuksesan Enum saat itu. Mereka bekerja di balik layar, di basecamp menyetak dengan sabar setiap permintaan dari sie lain. Tidak jarang tiba-tiba ada ‘pesanan’, begitulah kami menyebutnya, “I, tolong print-in lagi kertas parkirnya”, “So’ tolong bikinin lembar tulisan tempat penukaran Cola dong” dan banyak lagi. Itulah yang mengesankan dari Enum. Apalagi harus berlari, naik turun tangga, karena basecamp terletak di lantai 3 dan exhibition di lantai 1.
4. Cukup satu saja pusat surat-menyurat
Hal yang kudapatkan saat kepanitiaan Farewell Party & Welcome Party 2013. Saat itu kondisinya kepanitiaaan dibentuk hanya beberapa minggu sebelum hari H. Dan waktu itu aku juga sedang jadi koor kestari Pengenalan Departemen. Sehingga banyak sekali kekurangan dalam menyiapkan kegiatan tahun tersebut, khususnya dalam hal surat-menyurat.
Di awal, memang telah kubagi tugas untuk anggotaku. Namun dalah hal surat-menyurat, apalagi penomoran tidak bisa dibagi ke anggota, karena dalam penomoran surat terdapat aturan dan urutan. Sehingga harus memusat pada satu orang, sebagai pengatur penomoran dan pusat softfile surat. Ini yang mengakibatkan adanya nomor ganda waktu itu, untuk surat ijin tempat, perlengkapan dan undangan. Karena memang tidak ada pusat koordinasi untuk membaginya, dan aku tidak begitu telaten untuk itu. Satu hal lagi yang fatal adalah file-file surat tersebut tidak ada dalam satu folder alias tersebar di flashdisk-flashdisk anggota. Inilah kenapa dalam kekestarian selanjutnya, aku tidak ingin memasukkan surat sebagai ranah kerja sie kestari, cukuplah menjadi tugas Sekretaris.
5. Harus ada plan A-Z
Sebaik apapun persiapan kita untuk melaksanakan kegiatan, tetapi masa depan masih ghaib, apapun bisa terjadi atas izin Allah. Maka kita harus memiliki banyak rencana yang mengikuti kondisi di lapangan. Hal ini juga yang menentukan profesionalisme dari suatu kepanitian.
Dalam kekestarian, kita harus punya banyak plan untuk meletakkan meja yang tepat dan mempercepat proses registrasi, kita harus punya banyak plan untuk menyetak sertifikat, jika tanda tangan tidak kita dapatkan, kita harus punya banyak plan bagi anggota yang seharusnya di-plot tidak hadir. Semakin banyak plan, semakin bagus.
6. Pembagian tugas anggota harus jelas
Karena tugas sie kestari sejatinya cukup ringan, tapi dapat membuat koordinator terlena, maka pembagian tugas untuk anggota harus jelas. Jelas di sini adalah adanya pembagian tugas untuk pra-H (persiapan), hari-H (eksekusi) dan pasca-H (evaluasi dan rekapitulasi).
Untuk persiapan sebelum hari H yang bisa dilakukan adalah mengumpulkan data, membuat id card, membuat file untuk hari H, menyetak file-file tersebut dan tentunya membantu kerja sie yang lain. Karena untuk menyiapkannya hanya butuh 3 hari.
Saat hari H, yang dibutuhkan adalah orang-orang yang bertugas menjaga registrasi, standby di base camp untuk printing dan jobdesk tambahan lainnya. Biasanya jumlah anggota kestari yang dibutuhkan menyesuaikan tugas sewaktu hari H ini, karena untuk persiapan dan setelahnya bisa dikerjakan dengan mudah.
7. Harus friendly, tegas, intinya harus kondisional
Sewaktu aku menjadi koordinator sie kestari Pengenalan Departemen hal inilah yang aku dapatkan. Pengenalan Departemen adalah pengaderan di jurusanku, di sana akan ditanamkan kedisiplinan, tanggung jawab, kekeluargaan dan sebagainya. Maka sekali lagi, karena kestari adalah yang pertama kali dilihat oleh peserta, dalam hal ini Mahasiswa Baru, kita (kestari) harus kondisional menyikapi perilaku Maba, ada kalanya kita harus tegas dan ada kalanya kita harus friendly, murah senyum :).
8. Setiap kegiatan harus ada printer
Selain karena izin Allah, kesuksesan sebuah kegiatan dapat kita capai dengan cara menyiapkan printer di basecamp. Bukan bermaksud menyandingkan Allah dengan printer, namun ini adalah bentuk ikhtiar kita. Karena hari H belum tentu seperti apa yang kita siapkan, kadang ada saja hal yang belum dikerjakan, khususnya untuk masalah printing. Maka daripada kita harus keluar dan membutuhkan waktu lama, mending kita siapkan printer, jangan hanya satu tapi kalau bisa tiga! It’s simple but it’s useful.
Mungkin itu dulu yang bisa aku bagikan, jika nanti aku tersadar untuk menambahkan, insya Allah akan kutulis di bagian selanjutnya. Apalagi aku belum mengulas mengenai tipe-tipe perempuan yang telah kupelajari selama aku menjadi koordinator dari anggotaku yang kebanyakan kaum hawa tersebut.
Salam.
Koordinator Sie Kestari (Abadi).
*tambahan, berikut adalah anggotaku selama aku koornya :
Pengenalan Departemen : Ata, Baiq, Endang, Fari, Havidz, Freeday, Ika, Irma, Dwi, Nanda, Niar, Putri, Rita, Uswah, Vidya, Yufi
FPWP : Aisyah, Dila, Istiq, Kiki, Lia, Lusi, Nina, Yufi, Zaza
LKMM Pra-TD : Aisyah, Baiq, Endang, Lusi, Nina, Nova, Novita, Putri, Rara, Uswah, Vidya, Zaza
Study Excursie : koor merangkap anggota
Enum 2014 : Abid, Ann, Ata, Citra, Dila, Endang, Freeday, Bela, Pipit, Nisa, Rendra, Wiya
Ucapan terima kasih untuk mereka yang telah bekerja denganku dan membantuku dalam menemukan hikmah di balik kekestarian ini.
Nice
BalasHapus